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LA DIGITALIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA

LA DIGITALIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA

El almacenamiento físico de papel es una fórmula que ofrece poca seguridad, se encuentra obsoleta y carece de eficiencia. Atrás quedan ya los tiempos en que enormes ficheros ocupaban espacio en oficinas, empresas, instituciones públicas, etc.

Es evidente que la transformación digital está ganando protagonismo en el día a día de las organizaciones; el 72% de las grandes empresas europeas automatiza ya la mitad de sus tareas, y el 30,6% ya tiene sistemas de gestión documental en sus oficinas, destacando España como el sexto país europeo en digitalización documental y el segundo en cuanto a la automatización de procesos de negocio.

¿Por qué es tan importante la Gestión Documental para la empresa?

Hay que tener en cuenta lo que suponen los siguientes aspectos en relación a los sistemas digitalizados de gestión documental:

  • Menor gasto en impresión, en el propio papel y en el lugar necesario para guardar los documentos.
  • Mayor seguridad y confidencialidad.
  • Menor ocupación del espacio, sea en la oficina, en ficheros ad hoc o en almacenes.
  • Al no estar la información almacenada en un lugar físico, puede ser compartida por varios usuarios a la vez y de forma remota. De esa manera, la compañía gana en productividad.
  • Como derivada del punto anterior, un administrador de archivos es de lo más práctico para tener el conjunto de la información digitalizada de la empresa centralizada y localizable en cualquier momento.
  • Posibilidad de realizar búsquedas personalizadas gracias a los metadatos de los archivos, asignar roles, indexar los archivos con otras herramientas de la empresa (CRM, correo electrónico o ERP, entre otros), automatizar los flujos de trabajo, etc.
  • Uso racional de los recursos. La gestión documental en empresas ayuda a evitar duplicidades de archivos o de grabación de datos, fotocopias de los mismos de forma innecesaria, etc.

Por estos motivos, contar con un sistema de gestión documental donde toda la empresa pase por un proceso de digitalización se hace más que necesario.

Los Softwares de Gestión Documental

Dentro de la inmensa oferta de softwares de gestión documental existen plataformas gratuitas y plataformas de pago, las más populares del mercado son las siguientes:

Alfresco:

Este es un sistema de administración de contenidos de código libre desarrollado en Java, basado en estándares abiertos y de escala empresarial para sistemas operativos tipo Windows, Unix Solaris y algunas versiones de Linux.

Características y funcionalidades:

  • Gestión de documentos.
  • Gestión de contenido web (incluyendo aplicaciones web y virtualización de sesiones).
  • Versionado a nivel de repositorio (similar a Subversion).
  • Superposición transparente (similar a UnionFS).
  • Gestión de registros.
  • Gestión de imágenes.
  • XForms autogenerados con soporte AJAX.
  • Publicación integrada.
  • Acceso al repositorio vía CIFS/SMB, FTP y WebDAV.
  • Flujo de trabajo basado en BPM Activiti.
  • Búsquedas implementadas con el motor Lucene.
  • Servidores descentralizados.
  • Soporte de varios idiomas.
  • Empaquetamiento de aplicación portable.
  • Soporte multiplataforma (oficialmente Windows, GNU/Linux y Solaris).
  • Interfaz gráfica basada en navegadores de Internet (oficialmente Internet Explorer y Mozilla Firefox).
  • Integración de escritorio con Microsoft Office y OpenOffice.Org.
  • Soporte de clustering (despliegue en varios servidores).

Microsoft SharePoint:

Este software es la competencia más directa a Alfresco, aunque es bastante diferente del mismo. Por ejemplo, se trata de una solución propia de Microsoft, no open source, por lo que será un poco más estática a la hora de personalizarla acorde a las necesidades de nuestra empresa.

Características y funcionalidades:

  • Cumplimiento – Proporciona un servicio que cumple totalmente con los estándares regulatorios.
  • Servicios de acceso – Tiene la oportunidad de compartir soluciones de acceso en la web. Gracias a las aplicaciones de servicio de Office.
  • Varias partes web – SharePoint proporciona contenido preempaquetado que puede mostrar como elementos web en sus páginas.
  • Biblioteca – Estos son solo lugares donde los usuarios pueden crear, guardar, actualizar e igualmente colaborar en archivos con otros miembros del equipo.
  • Conexiones encriptadas – Es una plataforma segura que ofrece protección absoluta en muchas capas.
  • Information Rights Management – Permite limitar las acciones del documento que realizan los usuarios.
  • Soporte para dispositivos móviles – Las aplicaciones de SharePoint están diseñadas para funcionar maravillosamente en plataformas móviles.
  • Business intelligence – Proporciona diversas herramientas que permiten analizar y visualizar datos a través de impresionantes paneles para ayudar a mejorar los procesos de toma de decisiones.

Open Text Content Suite:

Se trata de un ECM muy similar a los anteriores. Mejora la productividad empresarial, optimizando los procesos de la organización. La diferencia más notable es que al pertenecer a SAP, se podrá integrar con todas las soluciones SAP perfectamente.

Características y funcionalidades:

  • Incluye módulos para la administración de documentos, flujo de trabajo avanzado, firma digital para documentos, escaneo, importación de documentos y creación de informes anticipados.
  • El sistema está preparado para una integración total con otras aplicaciones de trabajo estándar (Lotus Notes, Microsoft Outlook, Microsoft Share Point, Adobe, Microsoft Office Suite, etc.).
  • Tiene la capacidad de conectarse fácilmente con otras aplicaciones y sistemas de información que funcionan.
  • Las reglas sobre acceso y uso de documentos se especifican para cada usuario individual. Open Text Content Suite utiliza la tecnología más avanzada de carpeta virtual que permite a cada usuario ver información agrupada de acuerdo con sus necesidades.

¿Qué Gestor Documental elegir para tu empresa?

Cada uno de estos softwares cuenta con funcionalidades específicas, por las cuales todos pueden ser una buena opción para trabajar. Es cierto que no se puede decir fácilmente cual es el mejor gestor documental, pero dependiendo de algunos factores como por ejemplo para qué quieras utilizar dicho gestor, cuántos usuarios seáis en vuestra organización, etc. te interesará adquirir uno u otro.

Elegir un ECM supone el análisis en profundidad no sólo de las opciones comerciales, sino de los requisitos de la empresa, características, proveedores, facilidad de uso, necesidades, etc., estos serán aspectos a estudiar en el proceso de selección.

Contar con un software de gestión de contenido empresarial te ayudará a fortalecer los procesos de tu empresa, dándote un mayor control de la información y contribuyendo al crecimiento y a la mejora continua, valora cuál es el que más se adecua a tus necesidades y comienza ya la digitalización de tu gestión documental.

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